Jumat, 24 Januari 2020

Bagaimana Cara Menulis Email Resmi & Contohnya



Pada artikel ini saya akan membahas tentang cara menulis email resmi beserta contohnya. Dalam dunia kerja di beberapa perusahaan kecil maupun besar, email merupakan salah satu alat komunikasi. Dengan email kita bisa berkomunikasi dengan orang lain secara personal untuk keperluan pribadi, pekerjaan maupun untuk keperluan bisnis.

Menulis email untuk keperluan pribadi mungkin tidak ada aturan yang baku. Kita bisa menulis email dengan gaya bahasa yang santai namun tetap mengedepankan adab dalam penulisannya. Akan tetapi, dalam menulis email untuk keperluan pekerjaan & bisnis, ada beberapa aturan yang perlu kita indahkan. Karena email untuk bisnis termasuk dalam email formal atau resmi yang mewakili instansi atau lembaga tertentu. Sehingga penulisan email resmi atau formal bisa mencerminkan profesional dari suatu instansi atau lembaga.

ini yang melatarbelakangi kenapa saya ingin berbagi kepada teman - teman tentang cara menulis email resmi. Tidak hanya itu, kami juga akan memberikan contoh email resmi yang bisa Anda pelajari. Sehingga tidak akan mengalami kesulitan lagi dalam menulis email resmi dan menjadi salah satu referensi untuk keperluan bisnis

Cara Menulis Email Resmi Beserta Contohnya
1. Menggunakan Nama dan Alamat Email Profesional
Hal yang paling mudah adalah dengan email nama jelas misalnya  ahmad.khairudin01@alentraindonesia.co.id . Sedangkan untuk nama email profesional lebih baik menuliskan nama lengkap Anda seperti Ahmad Khairudin, atau nama depan/nama belakang dari perusahaan Anda. Contohnya Ahmad dari alentra

2. Menulis Subject Email Yang Ringkas, Jelas dan Mewakili Isi Email Anda
Menggunakan alamat email profesional dalam menulis email resmi sudah. Berikutnya adalah menulis subject email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email Anda.

Misalkan Anda ingin mengirimkan proposal penawaran tentang pengajuan training & Workshop. Untuk contoh subject emailnya Anda bisa menulis “Proposal Penawaran Workshop & Training Motivasi” atau mungkin “Workshop & Training Motivasi untuk Sekolah Pendidikan Indonesia ”.

3. Mengenali Siapa Penerima Email Anda
Setelah menulis subject email, dalam menulis email resmi berikutnya adalah mengenali siapa penerima email Anda. Dengan mengenali siapa penerima email kita maka akan lebih mudah dalam menulis kalimat pertama dalam email resmi.
Secara umum ada 2 kategori penerima email, diantaranya :


  • Penerima email yang sudah dikenal. Untuk penerima email yang sudah dikenal pada email resmi ini Anda bisa menyebutkan nama mereka.
  • Penerima email yang tidak dikenal. Untuk penerima email yang tidak dikenal pada email resmi ini Anda cukup menyebutkan sapaan Bapak/ Ibu/ Anda saja.

4. Menggunakan Salam Pembuka Yang Tepat
Ini masih berhubungan dengan point sebelumnya, tentang siapa penerima email Anda. Untuk salam pembuka ini wajib kita gunakan ketika menulis email resmi. Ini sama seperti ketika kita bertamu ke rumah orang. Sebelum masuk maka kita wajib mengucapkan salam terlebih dahulu.

Untuk email resmi bahasa Indonesia, salam pembuka yang tepat Anda bisa menggunakan contoh berikut :

Assalamualaikum
Dengan hormat
Yang terhormat
Yang kami hormati
atau bisa juga ditambahkan dengan Bapak, Ibu, Saudara, dan Saudari + nama. Contoh : Yang terhormat Bapak Bambang.
Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surel, cukup tuliskan “Yang terhormat Bapak/Ibu”, atau “Kepada pihak yang berkepentingan”.

Untuk email resmi bahasa Inggris, salam pembuka yang tepat Anda bisa menggunakan contoh berikut :

Dear Sir/Madam
To whom it may concern
Dear Mr/Ms Jones
Yang perlu Anda hindari
Pada menulis salam pembuka email resmi ada beberapa hal yang perlu Anda hindari adalah jangan gunakan kata “Halo”, atau “Hai”, maupun salam pembuka tidak resmi lainnya. 

5. Memperkenalkan Diri (Mengirim Email)/Ucapan Terima Kasih (Membalas Email)
Pada email resmi, setelah mengucapkan salam biasanya dilanjutkan dengan memperkenalkan diri. Ini penting supaya penerima email tahu siapa Anda dan apa keperluan Anda. Terlebih lagi jika penerima email Anda adalah orang yang belum pernah Anda hubungi sebelumnya, seperti pelanggan baru, manajer sumber daya manusia (HRD), ataupun instansi pemerintah.

Dalam memperkenalkan diri melalui email resmi, Anda bisa mengikuti contoh berikut ini :

perkenalan diri pada email resmi untuk lamaran pekerjaan :
“Saya Ahmad Khairudin. Saya mengirimkan email ini dengan maksud untuk mengajukan permohonan ... ”
perkenalan diri pada email resmi untuk penawaran kerja sama :
“Perkenalkan, Saya Ahmad Khairudin dari PT.  Alentra Indonesia. Melalui email ini saya ingin mengirimkan company profile dan portofolio perusahaan kami sebagai bahan pertimbangan Anda agar dapat bekerja sama dengan kami.”
Di atas adalah contoh kalimat untuk memperkenalkan diri pada email resmi. Namun ada juga saatnya kita mendapatkan email resmi terlebih dahulu. Maka dari itu kita perlu membalas email tersebut secara resmi juga dengan mengucapkan terima kasih terlebih dahulu. Untuk contohnya sebagai berikut :

Terima kasih Bapak Bambang atas email pengajuan yang Anda ajukan.
Terima kasih Bapak Bambang sudah mengirimkan company profile dan portofilio perusahaan Anda.
dan lain sebagainya.
Isi Email Resmi
Isi email ini merupakan bagian utama dan paling penting di dalam email resmi. Pada bagian isi email ini sebaiknya sampaikan secara lugas dan jangan bertele-tele sehingga membuat bingung penerima email.

Isi email resmi ini bisa Anda mulai dari menyampaikan informasi yang paling penting terlebih dahulu. Misalnya tujuan Anda menulis email resmi adalah untuk melamar pekerjaan, maka sampaikan maksud Anda pada bagian isi email ini.

Juga untuk penggunaan font dan ukurannya perlu kita perhatikan dalam menyampaikan isi email resmi ini. Usahakan pakai font strandar seperti Times New Roman, Tahoma atau Arial dan ukurannya jangan terlalu besar dan jangan pula terlalu kecil. Normalnya antara 12-15 untuk ukuran fontnya.

Penutup dan Ending
Di awal tadi email resmi kita ada salam pembukanya. Maka kita juga perlu mencantumkan salam penutup dalam email resmi yang kita tulis.

Untuk penutup email resmi kita bisa menggunakan contoh seperti berikut ini :

Atas perhatian Bapak Bambang kami ucapkan terima kasih.
Demikian email dari saya terkait dengan penawaran kerja sama . Jika ada yang kurang jelas bisa Bapak tanyakan dengan membalas email ini. Atas perhatian dari Bapak Bambang saya ucapkan terima kasih.
Sedangkan untuk ending email resmi ini biasanya terdiri dari kata-kata berikut ini :

Kind regards
Best wishes
Sincere regards
Best regards
Hormat Saya
Hormat Kami
Thank You
dan lain sebagainya.
Signature (Opsional)
Untuk email resmi signature ini bisa Anda gunakan bisa juga tidak. Biasanya signature ini hanya berisi informasi tentang jabatan Anda dan juga alamat kantor.
 Contohnya seperti berikut ini :

Best Regards

Ahmad Khairudin
PT. Alentra Indonesia
Jl. Kp. Utan Jl. Raya Cilandak Kko No.37 - 38, RT.1/RW.8
Kel. Ragunan Kec. Pasar. Minggu,
Kota Jakarta Selatan
Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12550
Business development officer & Trainer expert

Demikian pembahasan saya tentang cara menulis email resmi beserta contohnya ini. Mudah-mudahan bermanfaat untuk teman - teman dan sampai bertemu di artikel berikutnya. Dan jika ada yang kurang jelas, pertanyaan atau tanggapan terkait tulisan ini silakan tinggalkan pesan pada kotak komentar di bawah ini.

Rabu, 22 Januari 2020

Video Training Leadership




Senin, 13 Januari 2020

RESUME BUKU SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE



Tulisan kali ini ga sengaja dibuat karena ada tugas tambahan sebelum mengikuti salah satu program Training dari kantor, Learning and Development , dan buku yang dibahas adalah 7 habits atau Tujuh Kebiasaan efektif
Tujuh kebiasaan efektif dalam buku 7 Habits kelihatan mudah dimengerti, tetapi tidak mudah dilaksanakan, namun inspirasi dan aspirasi dalam bukunya mampu menuntun orang dalam mencari kehidupan yang lebih baik dan bermanfaat. semua habits / Kebiasaan adalah aktivitas yang dikerjakan tanpa perlu berpikir dulu dan 7 kebiasaan yang paling efektif menurut Covey yang terangkum dalam buku ini adalah sebagai berikut :
1. Be proactive, jadilah proaktif bukan Reaktif, yang menjadi kendali seseorang terhadap lingkungan dibanding situasi sekelilingmu yang mengendalikanmu,
2. Begin with the end in mind, mulai dengan akhir dipikiran atau disebut kepemimpinan pribadi. Dengan ini kita dapat konsentrasi dan mempertimbangkan segala konsekuensinya sebelum bertindak, sehingga dapat produktif dan berhasil.
3. Put first things first, dahulukan Yang Utama atau manajemen pribadi untuk mengimplementasikan dan mengelola kebiasaan. Dengan mengacu kepada Matrix manajemen waktu dengan pembagian 4 Kuadran, Suatu matriks bisa dibuat dari karakteristik aktivitas, mengklasifika-sikan-nya sebagai urgen dan tidak urgen, penting dan tidak penting. Daftar aktivitas yang mendesak untuk ditindak-lanjuti disebut sebagai “Urgen”. Daftar aktivitas yang memberikan konstribusi pada misi, nilai atau sasaran prioritas tinggi kita sebagai “Penting”.
4. Think win-win, berpikir menang - menang atau kepemimpinan antar pribadi. Karena sasaran bergantung kepada hubungan dan kerjasa-ma dengan lainnya, maka semua perlu bagian yang adil dan menguntungkan dan menghasilkan kolaborasi.
5. Seek first to understand and then to be understood, Berusaha mengerti dulu, baru minta dimengerti. Komunikasi adalah bagian penting, dan seperti analogi “diagnosis dulu sebelum memberikan resep”.
6. Synergize, wujudkan sinergi/ kerjasama yang kreatif. Kekuatan kerjasama lebih besar dari upaya per bagiannya, jadi galilah potensi dan kebaikan konstribusi orang lain.
7. Sharpen the saw, asahlah “Gergaji” keseimbangan pembaharuan diri dalam 4 aspek, Aspek Fisik, aspek mental, Aspek Spiritual dan Aspek Sosial/Emotional, sehingga kebiasaan baik lainnya bisa tumbuh dan berkembang.

Kebiasaan 1, 2 dan 3 adalah sesuatu yang berhubungan dengan diri pribadi atau ke dalam. Kebiasaan ini wujud kemenangan pribadi yang diperlukan untuk berkembangnya karakter pribadi. Kebiasaan 4, 5 dan 6 adalah wujud kemenangan publik; kebiasaan ini juga berupa kerjasama dan komunikasi yang baik. Kebiasaan ke 7 (Asahlah “Gergaji”) adalah pembaharuan diri dalam bentuk: spiritual, mental, fisik dan sosial/emosional, yang semuanya memerlukan perawatan dan pertumbuhan.